Pour l’organisation d’une formation, d’une conférence, d’une assemblée générale, d’une réunion professionnelle ou d’un séminaire, la plupart des entreprises veut sortir du local professionnel. Les entités organisent davantage ces séances dans des endroits originaux et conviviaux. Nombreux sont les salles de séminaire qui pourront répondre aux attentes, mais comment choisir la bonne ?Voici un guide qui peut aider à affiner le choix.
Les participants et l’ambiance
Le choix des salles des séminaires doit être fait par la priseen considération du message que l’on souhaite faire passer aux participants et aussi à l’image de l’activité de la société. Ainsi, le cadre qui accueillera le programme jouera sur l’atmosphère que ce soit matérielle ou morale.
Le style de la salle et l’environnement sont des facteurs clé pour la réussite et l’ambiance de la séance.
Avant toute prise de décision sur le choix de la salle, il est impératif de connaître le nombre des participants. Il faut que le lieu qui accueillera le séminaire soit spacieux pour pouvoir recevoir tous ceux qui sont conviés pour l’événement. En effet,se trouver dans un endroit assez étroit où l’on est obligé d’être collé les uns des autres toute une journée, sera déplaisant pour tous.
En outre, découvrir un endroit ordinaire ne serait pas satisfaisant pour les invités.Ainsi, il vaut mieux privilégier un lieu authentique qui donnera l’effet de surprise aux participants. Cela sera mieux pour les motiver encore plus. De ce fait, l’organisateur doit trouver une salle de séminaires qui permet de s’éloigner de l’environnement de travail habituel, comme un espace arboré, naturel, paysager et bien d’autres encore.
Les équipements et l’organisation de la journée
Concernant les équipements, il est important de s’informer sur les services et les prestations diverses que proposent les prestataires. Il est plus pratique d’avoir accès au kit de conférence tels que le tableau blanc, le vidéo projecteur, le paperboard, l’imprimante, la pieuvre de conférence et la connexion internet. L’organisateur doit également vérifier si ces kits constituent des options payantes. En général, les prestations offertes par le lieu sont souvent composés de bouteilles d’eau et de fourniture de bureau comme les blocs notes et les stylos. Ainsi, les collaborateurs n’ont plus besoins d’amener toutes ces choses avec eux.
Il est aussi à privilégier les salles qui proposent des services de restauration. Cela est important si l’évènement dure toute une journée.
Dans le cas où l’événement se déroule pendant la période chaude, avoir un lieu climatisé sera mieux et un espaces extérieur constituera également un plus.
Pour que le jour J se déroule bien, choisir un prestataire habitué à ce genre d’événement sera mieux car il saura là pour assister l’organisateur.
